BASIS DATA

Definisi Sistem Basis Data

Basis data hanyalah sebuah objek yang pasif. Basis data ada karena ada pembuatanya dan berguna jika ada pengelola dan penggeraknya. Yang menjadi penggerak atau pengelolanya secara langsung adalah program atau aplikasi (software). Gabungan keduanya (basis data dan pengolahnya) menghasilkan sebuah sistem. Karena itu, secara umum sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan tabel data yang saling berhubungan (dalam sebuah bais data sebuah sistem computer) dan sekumpulan program (yang bisa disebut DBMS/Data Base Management System) yang memungkinkan beberapa pemakai dan atau program lain untuk mengakses dan memanipulasi tabel-tabel data tersebut.

Komponen Sistem Basis Data

Komponen dalam sistem basis data antara lain :

a.         Perangkat keras (hardware)

Perangkat keras yang biasanya terdapat dalam sebuah basis data adalah komputer (satu untuk sistem yang stand-alone atau lebih dari saru untuk sistem jaringan), memori sekunder yang on-line (harddisk), memori sekunder yang off-line (tape atau removable disk) untuk keperluan backup data dan media atau perangkat komunikasi (untuk sistem jaringan).

b.        Sistem operasi (operating system)

c.         Basis data (database)

d.        Sistem pengelola basis data (Database Management System/DBMS)

e.         Pemakai (user)

f.         Aplikasi (perangkat lunak) lain

        Bahasa Basis Data (Database Language)

 DBMS merupakan perantara bagi pemakai dengan basis data dalam disk. Cara berinteraksi antara pemakai dengan basis data tersebut diatur dalam suatu bahasa khusus yang ditetapkan oleh perusahaan pembuat DBMS. Bahasa itu dapat kita sebut sebagai Bahasa Basis Data yang terdiri atas sejumlah perintah (statement) yang diformulasikan dan dapat diberikan user dan dikenali/diproses  oleh DBMS untuk melakukan suatu aksi tertentu. Contoh-contoh bahasa basis data adalah SQL, dBase, QUEL, dan sebagainya. SQL merupakan bahasa basis data yang paling popular saat ini. 

Sebuah bahasa basis data yang paling popular saat ini dipilah kedalam 2 bentuk yaitu: 

a.         Data Definition Language (DDL)

Sturktur basis data yang menggambarkan skema basis data secara keseluruhan dan didesain dengan bahasa khusus yang disebut Data Definition Language (DDL). Dengan bahasa inilah kita dapat membuat tabel baru, membuat indeks, mengubah tabel, menentukan struktur penyimpanan tabel, dan sebagainya. Hasil dari kompilasi perintah DDL adalah kumpulan tabel yang disimpan dalam file khusus yang disebut kamus data (Data Dictionary).

Kamus data merupakan suatu metadata (super-data) yaitu data yang mendeskripsikan data sesungguhnya. Kamus data ini akan selalu diakses dalam suatu operasi basis data sebelum suatu file data yang sesungguhnya diakses.

b.        Data Manipulation Language (DML)

Merupakan bentuk bahasa basis data yang berguna untuk melakukan manipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data. Manipulasi data dapat berupa penambahan data baru ke suatu basis data, penghapusan data dari suatu basis data, dan pengubahan data dari suatu basis data. Pada level fisik, kita harus mendefinisikan algoritma yang memungkinkan pengaksesan yang efesien (yang cepat) terhadap data. Pada level yang lebih tinggi, yang dipentingkan bukan hanya efesiensi akses, tetapi juga efesiensi interaksi pemakai dengan sistem (kemudahan permintaan akses).

Data Manipulation Language (DML) merupakan bahasa yang bertujuan memudahkan pemakai untuk mengakses data sebagaimana dipresentasikan oleh Model Data. Ada 2 jenis DML yaitu :

a.       Prosedural, yang mensyaratkan agar pemakai menetukan, data apa yang diinginkan serta bagaimana cara mendapatkannya.

b.      Non prosedural, yang membuat pemakai dapat menentukan data apa yang diinginkan tanpa menyebutkan bagaimana cara mendapatkannya.

Untuk mengimplementasikan perancangan sistem ini, langkah awal yang harus dilakukan sebelum membuat sebuah sistem adalah melakukan proses analisa terhadap sistem yang akan kita buat. Proses analisa ini dilakukan agar sistem yang akan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan awalnya.

SIKLUS HIDUP PENGEMBANGAN SISTEM

Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama atau langkah-langkah didalam proses pengembangan sistem. Tahapan utama siklus pengembangan sistem tersebut terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems palnning), analisis sistem (systems analysis), perancangan sistem (systems design), dan penerapan sistem (system implementation).

Metode Pengembangan Sistem

Metode pengembangan sistem yang digunakan oleh penulis merupakan metode yang sering digunakan oleh penganalisa sistem pada umumnya. Inti dari metode waterfall adalah pengerjaan dari suatu sistem dilakukan secara berurutan atau secara linear. Jadi jika langkah satu belum dikerjakan maka tidak akan bisa melakukan pengerjaan langkah 2, 3 dan seterusnya.  Secara otomatis tahapan ke-3 akan bisa dilakukan jika tahap ke-1 dan ke-2 sudah dilakukan.

Secara garis besar metode waterfall mempunyai langkah-langkah sebagai berikut : Analisa, Design, Code dan Testing, Penerapan dan Pemeliharaan.

a.         Analisa

Langkah ini merupakan analisa terhadap kebutuhan sistem. Pengumpulan data dalam tahap ini bisa malakukan sebuah penelitian, wawancara atau study literatur. Seorang sistem analis akan menggali informasi sebanyak-banyaknya dari user sehingga akan tercipta sebuah sistem komputer yang bisa melakukan tugas-tugas yang diinginkan oleh user tersebut. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirment atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan dengan keinginan user dalam pembuatan sistem. Dokumen ini lah yang akan menjadi acuan sistem analis untuk menterjemahkan ke dalam bahasa pemprogram.

b.      Design

Proses desain akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat coding. Proses ini berfokus pada : struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi interface, dan detail (algoritma) prosedural. Tahapan ini akan menghasilkan dokumen yang disebut software requirment. Dokumen inilah yang akan digunakan proggrammer untuk melakukan aktivitas pembuatan sistemnya.

c.    Coding & Testing

Coding merupan penerjemahan design dalam bahasa yang bisa dikenali oleh komputer. Dilakukan oleh programmer yang akan meterjemahkan transaksi yang diminta oleh user. Tahapan ini lah yang merupakan tahapan secara nyata dalam mengerjakan suatu sistem. Dalam artian penggunaan komputer akan dimaksimalkan dalam tahapan ini. Setelah pengkodean selesai maka akan dilakukan testing terhadap sistem yang telah dibuat tadi. Tujuan testing adalah menemukan kesalahan-kesalahan terhadap sistem tersebut dan kemudian bisa diperbaiki.

d.   Pengujian

Pengujian sistem berarti proses mengecek apakah suatu perangkat lunak yang dihasilkan sudah dapat dijalankan sesuai standar atau belum. Pengecekan program aplikasi dilakukan dengan pengecekan input, proses, dan pengecekan output.

1.      Pengecekan input, meliputi kelengkapan item-item input, kemudahan pengoperasian, kemudahan manipulasi data, dan pengendalian kesalahan.

2.      Pengecekan proses, dilakukan sekaligus dengan pengecekan output program.

3.      Pengecekan output, meliputi pengecekan terhadap format dan bentuk-bentuk laporan.

e.    Penerapan

Tahapan ini bisa dikatakan final dalam pembuatan sebuah sistem. Setelah melakukan analisa, design dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user.

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

Menurut Jogiyanto pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan beberapa hal sebagai berikut :

a.         Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan dan pertumbuhan organisasi.

b.        Untuk meraih kesempatan-kesempatan. Kesempatan-kesempatan dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada pelanggan, dan sebagainya.

c.         Adanya instruksi-instruksi. Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-isntruksi dari pimpinan atau luar organisasi, seperti peraturan pemerintah.

Karena adanya permasalahan, kesempatan, dan isntruksi, maka sistem yang baru perlu dikembangkan untuk memecahkan, permasalahan-permasalahan yang timbul, meraih kesempatan-kesempatan yang ada, dan memenuhi instruksi-instruksi yang diberikan. 

AKTIVITAS SISTEM INFORMASI

Setiap sistem informasi memiliki aktivitas pemrosesan informasi dasar atau pemrosesan data. Aktivitas sistem informasi meliputi input data, pemrosesan data, output data, penyimpanan data, dan pengendalian yang ada dalam sistem informasi. 

a.         Input sumber daya data, data mengenai transaksi bisnis dan kegiatan lainnya harus ditangkap dan disiapkan untuk pemrosesan melalui aktivitas input. Input biasanya berbentuk aktivitas entri data seperti pencatatan dan pengeditan.

b.        Pemrosesan menjadi informasi, data biasanya tergantung pada pemrosesan seperti perhitungan, perbandingan, pemilahan, pengkalsifikasian, dan pengikhtisaran yang bertujuan untuk mengatur, menganalisis, dan memanipulasi data hingga mengubahnya ke dalam informasi bagi pemakai akhir.

c.         Output produk informasi, informasi dalam berbagai bentuk yang dikirim kepada pemakai akhir.

d.        Penyimpanan sumber daya data, penyimpanan adalah aktivitas sistem informasi tempat data dan informasi disimpan secara teratur.

e.         Pengelolaan kinerja sistem, aktivitas sistem informasi adalah pengendalian kinerja sistem.

PERAN SISTEM INFORMASI

Peran  sistem informasi untuk sebuah perusahaan adalah untuk mendukung proses dan operasi bisnis, mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, dan mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetetif.

SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI

Sistem informasi memiliki lima sumber daya, yaitu sumber daya manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data dan jaringan. 

a.         Sumber Daya Manusia, sumber daya manusia dibutuhkan untuk mengoperasikan semua sistem informasi. Sumber daya manusia meliputi pemakai akhir dan pakar sistem informasi. Pemakai akhir adalah orang-orang yang menggunakan sistem informasi atau informasi yang dihasilkan sistem tersebut. Sedangkan pakar sistem informasi adalah orang-orang yang mengembangkan dan mengoperasikan sistem informasi.

b.        Sumber daya hardware meliputi semua peralatan dan bahan fisik yang digunakan dalam pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi sistem komputer dan perlengkapan lainnya.

c.         Sumber daya software, sumber daya software meliputi semua rangkaian perintah pemrosesan informasi. Sumber daya ini meliputi software sistem, software aplikasi dan prosedur.

d.        Sumber daya data, sumber daya data yang harus dikelola secara efektif agar dapat memberikan manfaat para pemakai akhir dalam sebuah organisasi.

e.         Sumber daya jaringan, menekankan bahwa teknologi komunikasi dan jaringan, meliputi media komunikasi dan dukungan jaringan.

SISTEM INFORMASI DAN KOMPONEN SISFO

Definisi Sistem Informasi

Menurut O’Brian  sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Menurut Jogiyanto  sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan data transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi serta menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

     Sistem informasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk menyajikan informasi. Sistem informasi merupakan sistem pembangkit informasi, kemudian dengan integrasi yang dimiliki antar subsistem, maka sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang dibutuhkan. Pada lingkungan berbasis komputer, sistem informasi menggunakan perangkat keras dan lunak komputer, jaringan telekomunikasi, manajemen basis data, dan berbagai bentuk teknologi informasi yang lain dengan tujuan untuk mengubah sumber data menjadi berbagai macam informasi yang dibutuhkan oleh pemakai.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen sistem informasi dikenal dengan istilah blok bangunan (building block). Komponen sistem informasi tersebut terdiri dari blok masukan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technologi blcok), dan basis data (database block).

a.         Blok masukan, input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.

b.        Blok model, blok ini terdiri dari kombinasi prosedur logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data.

c.         Blok keluaran, produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d.        Blok teknologi, blok teknologi digunakan untuk menerima input, menyimpan, mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

e.         Basis data (database block), basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak (software) untuk memanipulasinya.

Nilai Informasi dan Siklus Informasi

Nilai Informasi

Menurut Jogiyanto nilai dari informasi (value of information) ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan biaya mendapatkannya. Sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya memperolehnya, karena sebagian besar informasi dipakai banyak pihak dalam perusahaan. Informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan nilai uang, tetapi dapat ditaksir dengan nilai efektifnya.

Siklus Informasi

Siklus informasi (information cycle) atau siklus pengolahan data (data processing cycle) adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi selanjutnya, demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Untuk memperoleh informasi yang bermanfaat bagi penerimanya, perlu untuk dijelaskan bagaimana siklus yang terjadi atau dibutuhkan dalam menghasilkan informasi.

Menurut Jogiyanto siklus Informasi digambarkan sebagai berikut :

a.         Pertama data dimasukkan dalam model yang umummnya memiliki urutan proses tertentu dan pasti, setelah diproses akan menghasilkan nilai yang bermanfaat bagi penerima sebagai dasar dalam pembuatan keputusan atau melakukan tindakan tertentu.

b.        Kemudian dari keputusan atau tindakan tersebut akan menghasilkan atau diperoleh kejadian-kejadian tertentu yang akan digunakan kembali sebagai data yang nantinya akan dimasukkan kedalam (proses), dan akan begitu seterusnya.

Gambar Siklus Informasi

Informasi dan Fungsi Informasi

Informasi merupakan sekumpulan data maupun fakta yang diolah atau di organisasi dengan cara yang ditentukan sehingga menghasilkan sesuatu informasi yang bermanfaat baik untuk saat ini atau dimasa mendatang. Informasi mempunyai arti penting seperti informasi mengenai orang, tempat maupun lokasi, dan hal-hal yang berkaitan dengan suatu organisasi, perusahaan bahkan perseorangan.Bertambahnya wawasan serta mengurangi ketidakpastian pemakaian informasi juga mampu digunakan sebagai dasar dalam melakukan pensortiran. Fungsi informasi lainnya yaitu mampu memberikan standart, aturan ukuran serta aturan keputusan.

Data dan Hierarki Data

Definisi Data

Menurut McLeod data adalah kenyataan yang menggambarkan adanya suatu kejadian (event), data terdiri dari fakkta dan angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai.

Sumber Data

Data dapat diperoleh dari berbagai sumber untuk memperolehnya. Sumber data diklasifikasikan sebagai sumber data internal, sumber data personal, dan sumber data eksternal.

a.       Data Internal, sumbernya adalah orang, produk, layanan, dan proses. Data internal umumnya disimpan dalam basis data perusahaan dan biasanya dapat diakses.

b.      Data personal, sumber data ini bukan hanya berupa fakta, tetapi dapat juga mencakup konsep, pemikiran, dan konsep.

c.       Data eksternal, sumber data ini dimulai dari basis data komersial hingga sensor dan satelit. Data ini tersedia di compact disk, flash disk, atau media lainnya dalam bentuk film, suara gambar, diagram, atlas, dan televisi.

Hierarki data

Hierarki data dapat diorganisasikan atau dikelompokkan menjadi beberapa level. Secara tradisional hierarki data dapat dikelompokkan menjadi tiga level yaitu berkas (file), rekaman (record), dan elemen data (field).

a.       Elemen data, adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain yang bermakna. Istilah lain dari elemen data dalam basis data relasiaonal adalah field, kolom, item, dan atribut.

b.      Record, adalah gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari rekaman dalam basis data relasiaonal adalah baris atau tupel.

c.       File, adalah kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang atribut sama, namun berbeda isi datanya. Istilah lain dari file dalam basis data relasional adalah berkas, tabel, dan relasi.

SISTEM

Manusia hidup didunia penuh dengan sistem, di sekeliling manusia apa yang dilihat sebenarnya adalah kumpulan dari suatu sistem. Menurut McLeod sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan. 

Berdasarkan definisi sistem yang dikemukakan  dapat ditarik kesimpulan bahwa “Sistem adalah kumpulan bagian-bagian atau subsistem-subsistem yang disatukan dan dirancang untuk mencapai suatu tujuan”

Dalam suatu sistem memiliki beberapa unsur yang membedakan berdasarkam sistem yang membentuknya. Suatu unsur baru dapat disebut sistem, bila memiliki sebuah karakteristik yang menyusunnya. Berikut adalah karakteristik yang membedakan antar sistem lainnya:

1. Komponen (components) : Merupakan segala sesuatu yang menjadi bagian untuk menyusun sistem maupun proses dalam sistem yang dapat mengubah proses masukan (input) menjadi bentuk keluaran (output). Komponen ini biasanya adalah subsistem dari sebuah sistem.
2. Batas (boundry) : Sebuah batasan dari sistem yang bertujuan untuk membedakan satu sistem dengannsistem yang lain. Batasan sistem akan memberikan sebuah scope tinjauan terhadap sistem.
3. Lingkungan (environments) : Merupakan sesuatu yang berada dari luar sistem, lingkungan sistem ini dapat bersifat menguntungkan maupun merugikan. Lingkungan sistem yang menguntungkan akan selalu dipertahankanuuntuk kelangsungan sistem itu sendiri, sedangkan sistem yang merugikan harus diupayakan memiliki pengaruh yang minimal bahkan mungkin ditiadakan dari sistem.
4. Penghubung Antarmuka (interface) : sebuah penghubung atau antarmuka yang bertujuan untuk menjembatani, berinteraksi dan berkomunikasi  antar komponen terhadap sistem yang berfungsi untuk menjalani fungsi dari setiap komponen.
5. Masukan (input) : sesuatu  yang diperlukan untuk di inputkan dan menghasilkan output yang diolah lebihhlanjut dipergunakan untuk menghasilkan keluaran yang berguna. Dalam SistemmInformasi disebut dengan data.
6. Pengolahann(processing) : pengolahan ini merupakan komponen sistem yang memiliki peranppaling utama untuk mengolah masukan agar menjadikkeluaran yang bermanfaat bagi penggunanya.
7. Keluaran (output) : komponen sistem yang berupa macam-macam bentuk keluaran yang dihasilkan dati komponenppengolahan.
8. Sasaran dan Tujuan (objectives) : merupakan kondisi atau hasil akhir yang ingin dicapai dari sebuah sistem , dalam hal ini sasaran dapat berupa hasil pada setiap tahapan untuk mencapai tujuan sistem.
9. Kendali (control) : setiap komponen sistem perlu dijaga agar tetap menjalankan tujuan masing-masing sistem, kendali ini dapat berupa validasi proses maupun validasi keluaran yang dirancang secara terprogram.

Ada beberapa elemen yang dapat membentuk sebuah sistem, yaitu :

1.   Tujuan

Sebuah sistem harus memiliki tujuan, entah hanya memiliki satu atau lebih. Tujuan inilah yang menjadi tolak ukur yang mengarahkan sistem. Tanpa adanya tujuan sistem maka sistem tidak akan mempunyai arah dan tak terkendali.

2.   Masukan

Segala sesuatu yang masuk atau inputan yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan yang diolah. Masukan dapat berupa sesuatu yang nampak secara fisik ataupun yang tak nampak secara fisik.

3.   Proses

Pemprosesan yang dilakukan suatu bagian untuk melakukan perubahan dari masukan menjadi keluaran yang lebih dapat memberikan manfaat.

4.   Keluaran

Keluaran yang disebut juga dengan output merupakan hasil dari suatu pemprosesan. Hasil suatu keluaran dapat berupa informasi, saran, maupun cetakan laporan .

5.   Batasan

merupakan suatu pembatas antara sistem dan daerah luar sistem (lingkungan). Batas sistem menentukan konfigurasi antar kemampuan sistem atau  ruang lingkup .

6.   Mekanisme Pengendalian dan Umpan Balik

Mekanisme pengendalian (Control Mechanism) diterapkan menggunakan umpan balik (feedback) yang mencuil keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengontrol baik masukan maupun proses. Dengan tujuan untuk memantau sistem yang sedang berjalan agar sesuai dengan tujuan.

7.   Lingkungan

      Lingkungan merupakan segala sesuatu  yang  berada  di  luaran  sistem.  Yang   

      dapat  berpengaruh   terhadap   sistem  apakah  menjadi  menguntungkan  atau

      merugikan.